Elastyczność, czyli spontan
Elastyczność to brak nadmiernego przywiązania do wcześniejszego planu. Gorzej, gdy ktoś organizuje spotkanie, w czasie którego nie ma się do czego nadmiernie przywiązać. Tak naprawdę wiele spotkań to zupełny „spontan” pod płaszczykiem elastyczności.
Solidna agenda zawierająca tematy spotkania i czas, jaki na nie poświęcisz – to właśnie jest plan, do którego można podejść elastycznie, gdy zajdzie potrzeba. Nawet codzienne spotkania statusowe mają plan – 3 pytania o postęp prac. Bez planu przecież nie wiadomo, jaki właściwie jest cel spotkania. A wtedy pojawiają się cele zastępcze, np. „porządkowanie”…
Porządkowanie, czyli połajanki
Zebrania są uznawane za świetną okazję, żeby pewne kwestie oficjalnie wyjaśnić. Zdecydowanie warto to, o czym mówi się w kuluarach, wyciągać na światło dzienne i wyjaśniać. Niestety, bardzo często próby uporządkowania spraw zamieniają się w publiczny lincz konkretnej osoby lub „niektórych osób”. Najgorsze, że inni dyskretnie patrząc na zegarki, muszą tego słuchać, zamiast zająć się swoimi sprawami.
A przecież zebranie powinno być miejscem zbierania ewentualnych uwag i przedstawiania rozwiązań problemów. Same problemy powinny być jednak wyjaśniane wyłącznie w gronie osób zainteresowanych. Nie traci na aktualności zasada, że słowa uznania należy wypowiadać publicznie, a słowa krytyki w cztery oczy. Równocześnie warto je odnosić nie tyle do osób, co do ich zachowań i czynów. Robiąc inaczej, można wygenerować kolejne komplikacje…
Czytaj także:
Chcesz odnieść sukces? Zarządzaj firmą jak Ignacy Loyola!
Kreatywność, czyli dyskusje
Ocenianie ludzi zamiast czynów przeważnie prowadzi do ich zamknięcia się przed innymi. Trudno wtedy w zespole o autentyczną aktywność i kreatywność. Na zebraniach przeważnie dochodzi wówczas do dwóch sytuacji. Albo ludzie zamykają się w sobie i starają się nic nie mówić, albo mają usta pełne frazesów i oficjalnych odpowiedzi, które sądzą, że przełożony chciałby usłyszeć.
Po takich spotkaniach dochodzi do ożywionych po-spotkań. To na nich sprawy firmy omawiane są bez skrępowania, a zespół integruje się i nakręca przeciw czemuś lub komuś. Takich sytuacji będzie mniej, jeśli zadbamy o zaufanie, przejrzystą komunikację czy wzmacnianie zaangażowania. Niestety, wielu szefów nie wie, jak o te kwestie zadbać poprawnie…
Nagrody, czyli niespodzianki
Firma ma problem. Ty znajdujesz rozwiązanie. Nagle na zebraniu dowiadujesz się, że szef postanowił nagrodzić cię i powierzył ci wdrożenie rozwiązania problemu – oczywiście jako dodatkowe zadanie, którym „możesz się wykazać”. To takie niespodzianki sprawiają, że na zebraniach ludzie nie chcą się odzywać.
Zmiany czy nominacje, o których mówi się na zebraniach, powinny być ustalone wcześniej z osobami zainteresowanymi. Zebranie to tylko moment ogłoszenia już poukładanych spraw. Jeśli tak się nie dzieje, to pracownicy pomysły zachowują dla siebie – żeby nie zostać nagrodzonym niespodzianką. Poza tym siedzą cicho, żeby nie przedłużać spotkania…
Priorytety, czyli przeciąganie
Czasem spotkania poruszają naprawdę ważne tematy. Czasem te ważne tematy rozciągają się na długie godziny. A zazwyczaj już po godzinie odczuwalna jest jałowość dyskusji i zmęczenie materiału. Tak pod hasłem „rozmowy o priorytetach firmy” odbywa się przeciąganie i rozwalanie planu dnia całego zespołu.
Każde zebranie powinno mieć ustaloną nie tylko datę i godzinę rozpoczęcia, ale też czas zakończenia. Przeciąganie spotkań nie gwarantuje rozwiązania omawianych problemów. Zamiast tego obniża morale pracowników i utwierdza ich w przekonaniu, że zebrania nie mają sensu – przecież trwają długo, są nudne i nic nie wnoszą…
Czytaj także:
Własna firma vs rodzina – da się to pogodzić?
Zamiast podsumowania
Spotkania firmowe mogą być jak konferencja prasowa, na której ogłaszasz coś ważnego. Mogą też być jak narada drużyny – kiedy każdy na równi dzieli się postępem prac. Spotkania mogą być jak odprawa pilotów, kiedy uruchamiasz projekt albo jak impreza, kiedy go zamykasz. Zastanów się, jaką rolę ma pełnić spotkanie, które masz prowadzić.
No i nie zapomnij, że organizując spotkania firmowe masz trzymać się ustalonych tematów i czasu. Nie „nagradzaj niespodziankami”. Ustalaj wcześniej to, co chcesz ogłosić. W trakcie zebrań wyłapuj problemy, ale rozwiązuj je w cztery oczy. Okazuj szacunek i słuchaj. A jeśli będziesz robić to wszystko, to z czasem ludzie zaczną się udzielać ze swoimi kreatywnymi pomysłami…
Czytaj także:
Jesteś szefem? Zobacz, jak zbudować prawdziwy „dream team”!
Dziś świętujemy...