Masz wrażenie, że czas ucieka ci przez palce? Kolejny wieczór z rzędu jesteś tak zmęczony, że zalegasz bezwładnie na kanapie? Bardzo możliwe, że źle organizujesz swój czas. Poznaj 5 największych błędów w zarządzaniu czasem i zobacz, jak można im przeciwdziałać.
Za dużo spraw na jeden dzień
Chociaż znacznie częściej mówi się o tym, że cierpimy na „odjutryzm” i wiele ważnych spraw odkładamy na później, to jednak wciąż spora grupa ludzi zmaga się z innym problemem: chcą zrobić wszystko dzisiaj, na już. Wierzą przy tym, że jeśli będą skreślać kolejne punkty na liście zadań, prędzej czy później lista się skończy, a oni będą mogli wreszcie odpocząć.
Z doświadczenia jednak wiemy, że takie listy nigdy się nie kończą. Każdego dnia pojawiają się kolejne wyzwania, którym trzeba sprostać albo wracają stare sprawy, wymagające ponownego zaangażowania. I tak w kółko. Chęć zrobienia jak najwięcej w jednym dniu skutkuje jedynie brakiem odpoczynku i niepokojem. Człowiek, skupiając się na kolejnych kwestiach do załatwienia, myślami jest wciąż w pracy, przez co trudno go od niej odciągnąć. To prosta droga prowadząca do przepracowania, a w efekcie… marnowania czasu. W takiej sytuacji brakuje już energii na aktywny relaks, co z kolei przekłada się na coraz mniej efektywne wykonywanie swoich zadań.
Jak temu przeciwstawić? Przede wszystkim: z rozwagą podchodzić do swoich planów i zadań, pamiętając, że nawet przy obecnych możliwościach techniki wydłużenie doby nadal nie jest możliwe. Trzeba zatem tak planować swoją pracę, żeby znaleźć w ciągu dnia czas na chwile wytchnienia i realizację swoich pasji.
Za dużo rozpraszaczy
Na temat tego, jak wiele czasu potrafi zabierać człowiekowi technologia zamknięta w smartfonie z dostępem do internetu, powstało już wiele różnych artykułów, szkoleń i wykładów. W połączeniu z mediami społecznościowymi to potężna broń, która przypomina o sobie od czasu do czasu – szczególnie gdy zerkniemy w statystyki czasu spędzonego przed ekranem.
Dwie godziny spędzone ciurkiem na Facebooku? W pierwszym odruchu, nie wydaje się być to możliwe. Kiedy jednak zsumujemy ilość pojedynczych, kilkominutowych zerknięć w telefon, szybko okaże się, że o te dwie godziny nie jest trudno. A to przecież czas, który poświęciliśmy na social media zamiast na pracę, hobby czy sensowny odpoczynek.
Stracony czas to jedno, ale “rozpraszacze” wybijają nas też z rytmu, odciągając myśli od tego, co aktualnie robimy. Każde rozproszenie wymaga bowiem ponownego skoncentrowania, które znów pochłania dodatkowy czas. Dlatego dobrym sposobem jest wyłączanie powiadomień i rezygnacja ze scrollowania social mediów. Mniej radykalnym zaleca się chociażby włączenie blokady wyświetlania powiadomień na ekranie i limitowanie czasu spędzonego ze smartfonem za pomocą aplikacji.
Sen i kofeina
Zdecydowana większość z nas wspomaga się kofeiną, by móc sprawnie funkcjonować w ciągu dnia. Często jednak robimy to niewłaściwie, obniżając skuteczność działania zarówno snu jak i popularnego pobudzacza. Tutaj cała sprawa opiera się na czynnikach biologicznych, a konkretnie na adenozynie, której wysoki poziom daje nam poczucie zmęczenia i wysoki poziom kortyzolu, zwanego hormonem stresu.
Umiejętne dobranie proporcji między czasem snu, a spożyciem kofeiny prowadzi do zachowania właściwego balansu pomiędzy tymi związkami chemicznymi. A to z kolei pozwala lepiej gospodarować energię, a w konsekwencji również czas. Pamiętajmy, że największą dawkę kortyzolu (który samoistnie nas pobudza) otrzymujemy rankiem, tuż po wstaniu. Z kolei adenozyna będzie się u nas pojawiać przede wszystkim popołudniu. Dlatego tak naprawdę nie należy zaczynać dnia od kawy. Dawka kofeiny zaaplikowana o tej porze, zaburza właściwą gospodarkę kortyzolu i obniża jego działanie. Kawy (bądź innego kofeinowego napoju) nie należy spożywać też bezpośrednio do posiłku. Najlepiej robić to po około 2 godzinach od wstania i nie wcześniej niż godzinę przed jedzeniem.
W przypadku redukcji poziomu adenozyny (i zmęczenia) najlepiej sprawdzają się krótkie popołudniowe drzemki. Naprawdę warto uwzględnić je w rozkładzie dnia, ponieważ stanowią natychmiastowy zastrzyk energii.
Odpoczynek w trybie “no limit”
Jednym z poważnych błędów w zarządzaniu czasem jest brak limitu odpoczynku. Zdarza się, że zamierzamy obejrzeć odcinek jakiegoś serialu, a potem włączamy kolejny i jeszcze kilka następnych… Podobnie może być z interesującą książką lub różnymi innymi formami domowego odpoczynku.
Efekt jest odmienny od oczekiwanego, ponieważ zamiast relaksu i energii do działania otrzymujemy rozleniwienie i slow motion. Raz na jakiś czas (raczej dłuższy niż krótszy) taki leniwy dzień nie przynosi żadnej szkody, ale gdy pojawia się częściej, może być jednym z głównych sprawców tego, że czas zaczyna przeciekać nam przez palce. Alternatywą są przede wszystkim aktywne formy odpoczynku, ale też ograniczanie sobie takich przyjemności, o których wiemy, że mogą pochłonąć nas bardziej, niż początkowo byśmy tego chcieli.
Nieodpowiednie zarządzanie podróżą
W dalszym ciągu rzadko myślimy o podróży jako czasie, którym możemy rozważnie gospodarować, szczególnie gdy mówimy o krótszych wypadach. Warto tutaj pamiętać o zaletach i wadach każdego ze środków transportu. Samochód zaangażuje nas jako kierowców, ale za to pozwoli szybciej i sprawniej dotrzeć do celu. Przemieszczanie się za pomocą komunikacji publicznej zajmie więcej czasu, ale da możliwość jednoczesnego zajęcia się czymś innym. Dojście do celu piechotą zajmie najwięcej czasu, ale pokonanie dystansu na świeżym powietrzu będzie świetną okazją do relaksu i odzyskania zdrowego dystansu. Jak widać, nawet podróż może być zaplanowana w sposób umożliwiający pracę lub odpoczynek – w zależności od tego, jaki skutek chcemy osiągnąć.
***
Na szkoleniach biznesowych i rozwojowych jak mantrę powtarza się, że nie ma czegoś takiego jak brak czasu – są tylko wymówki. I jeżeli naprawdę w ciągu dnia nie masz na coś przestrzeni, to ostatecznie zawsze możesz wstać 10 min wcześniej i w ten sposób odzyskać jakaś część brakującego czasu.
Problemem z reguły nie jest jednak autentyczny brak czasu (choć i tak się oczywiście zdarza), ale to, że ten czas przecieka nam przez palce. I warto zdać sobie sprawę, że tego czasu nie sposób już odzyskać. Każdy z nas ma 24 godziny doby do wykorzystania. I każdy z nas – we własnym zakresie – decyduje co z tym czasem zrobi.
Dziś świętujemy...