Praca zdalna może być efektywna! Jak robić to skutecznie?

Praca zdalna może być przyjemniejsza, niż się ludziom wydaje. Nie znaczy to, że jest łatwa. Wokół czai się wiele rzeczy, które mogą rozpraszać. Dlatego maksymalne wykorzystanie domowego biura wymaga odpowiedniego zaplanowania i organizacji.

Nowoczesne technologie zacierają granice czasowe i te spowodowane odległością, stwarzają również nowe możliwości do pracy i zarządzania zawodowymi obowiązkami. Pandemia koronawirusa spowodowała, że wiele firm i instytucji działało zdalnie, by w zapewnić bezpieczeństwo swoim pracownikom. Co robić, by praca poza biurem była efektywna?

Harmonogram dnia

Zmaksymalizuj swoją produktywność. Aby zobaczyć wymierne skutki swojej pracy musisz zrozumieć, jak działasz i co pozwala ci na bycie skoncentrowanym. Stwórz więc dla siebie harmonogram podzielony na czas, w którym zajmujesz się tylko i wyłącznie obowiązkami zawodowymi.

Badania, pokazują, że pełna koncentracja trwa od 90 do 120 minut. Nie planuj więc godzin spędzonych przed monitorem komputera, gdyż nie przyniesie to oczekiwanych korzyści.

Nie zapomnij o przerwach. Potraktuj je jak nagrody za dobrze wykonaną pracę. Trzymanie się standardowego harmonogramu dnia pomaga zachować maksymalną koncentrację. W planie niech będzie czas na posiłek.

W ustalaniu programu działania zaplanuj najtrudniejsze zadania na sam początek. Harmonogram pracy pozwala zachowań równowagę między życiem prywatnym a zawodowym. Aktualizuj sprawy do załatwienia. Trzymaj się sporządzonej listy i wykreślaj zadania, które zrealizowałeś.

Zaangażowanie na 100 procent

Pozostań zaangażowany w to, co robisz. Jeśli dzień zaczynasz od pewnego rytuału, nie rezygnuj z przyzwyczajeń, które towarzyszą ci na co dzień. Poranny prysznic, słuchanie ulubionej stacji radiowej, kawa? Każdy z nas ma indywidualne upodobania. Produktywność łatwiej osiągnąć, gdy zadbasz o siebie. Inaczej może ci grozić wypalenie.

Wybierz porę dnia, w której osiągasz najlepsze efekty. Są ludzie, którzy wstają o świcie i zabierają się za pracę. Inni zaś wydajniej wykonują zadania popołudniem i wieczorem. Nie bądź dla siebie surowy, tylko dlatego, że działasz według innego planu niż współpracownicy.

Nie wykonuj prac domowych

Bądź realnie w pracy, tak jak być siedział przy biurku. Nie wykonuj prac domowych w godzinach, w których powinieneś realizować obowiązki zawodowe. Pranie, mycie naczyń, czy odkurzanie dywanu naprawdę może poczekać.

Zamknij drzwi i skup się na tym, co masz do zrobienia w przewidzianym czasie. Unikaj wielozadaniowości. Lepiej będzie jeśli skoncentrujesz się na konkretnym zadaniu, a potem przejdziesz do następnego.

Powstrzymaj się od pokus mediów społecznościowych

Zrezygnuj z pokus mediów społecznościowych. Zaglądanie co kilka minut na Facebooka nie jest dobrym pomysłem. Dodatkowe rozproszenie w niczym nie pomoże, a jedynie zabierze cenny czas, który mógłbyś poświęcić na efektywne działanie.

Ustal granice w domu

Ustal z najbliższymi granice, których także i oni powinni przestrzegać. To, że jesteś w domu nie oznacza, że musisz wyprowadzić psa, sprzątać, czy zajmować się innymi sprawami. Stwórz więc przestrzeń tylko dla siebie.

Praca zdalna to nie przebywanie na urlopie. Kiedy pracujesz w domu nie oglądaj w tym samym czasie telewizji i zrezygnuj z cyfrowych zakłóceń.

Nie pozostawaj w izolacji ze współpracownikami

Pozostań w kontakcie ze swoim zespołem. Zastanówcie się jakie formy kontaktu mogą mieć najlepsze efekty w procesie komunikacji. Wybierz dogodną dla siebie narzędzie, które umożliwi stałą interakcję. Poczta mailowa jest podstawą, ale nie zapewni rozmowy face to face. Rozwiązaniem są video czaty. Takie rozwiązanie daje możliwość dzielenia się pracą, jej efektami, pozwala również na omówienie zakresu obowiązków, które trzeba priorytetowo wykonać.

Dobrze by było, gdybyście wspólnie stworzyli zgrany zespół, który będzie sobie ufał i wspierał siebie nawzajem w powierzonych zadaniach. Warto również uzgodnić współpracę i dostępność innych pracowników w dogodnym dla wszystkich czasie. Pozwoli to na zapewnienie elastyczności. Możecie pozwolić sobie na świętowanie swoich sukcesów nawet poza siedzibą firmy. Wirtualna pizza lub tort? Czemu nie?

Chwalcie też swoje osiągnięcia – to motywuje do dalszej pracy i determinuje do stawiania sobie kolejnych celów.

Sprawny sprzęt to podstawa

Komunikacja wirtualna jest inna, ale powinna być profesjonalna. Dla niektórych może być niewygodna i stresująca. Dlatego zadbaj o odpowiedni sprzęt, byś nie czuł się nieprzyjemnie zaskoczony.

Postaw sobie cel

Postaw jasne cele, które masz do osiągnięcia i się ich trzymaj. Przejrzystość zadań do wykonania pozwala na ich skonkretyzowanie.

W koncentracji pomaga również przekonanie, że praca zdalna jest taka sama, jak w siedzibie firmy i jest tak samo istotna i ważna dla jej organizacji oraz rozwoju.

Skłony, przysiady czyli daj odpocząć ciału

Siedzenie przy biurku przez kilka godzin jest męczące. Wykonaj kilka ćwiczeń rozciągających, które zwiększą poziom endorfin, hormonów szczęścia, ale także pozwolą rozluźnić mięśnie.

Jedz wartościowe produkty

Zadbaj o właściwą, zbilansowaną dietę. W pracy zazwyczaj jesteśmy skazani na menu w pracowniczej stołówce lub produkty pospiesznie zabrane rano z lodówki. Odpowiednia porcja warzyw i owoców dodaje energii, witaminy oraz minerały zwiększają produktywność.

Muzyka w tle

W zależności od charakteru pracy możesz zadbać o włączenie cichej muzyki w tle. Znam ludzi, którym łatwiej się skoncentrować, gdy słuchają ulubionych piosenek. Zadbaj o naturalne światło i biurko do wykonywania zadań – wtedy nie będziesz musiał za każdym razem przenosić dokumentów.

Wypracowanie indywidualnego rytuału wykonywania pracy zdalnej może zabrać trochę czasu.

Mam jednak nadzieję, że spośród tych kilku propozycji znajdziesz taką, która pomoże ci w efektywnym działaniu i pozwoli ci się lepiej zaangażować w obowiązki zawodowe. Powodzenia!

Czytaj także:
Praca zdalna przyprawiła tego człowieka o… sławę!

Czytaj także:
13 supermocy, które w każdym rodzicu obudziła epidemia