Aleteia

5 inspirujących praktyk z brytyjskich projektów rządowych

WARSZTATY
Amélie Mourichon/Unsplash | CC0
Udostępnij

Zdarza mi się uczyć polskich studentów brytyjskiego podejścia do zarządzania projektami. Nie jest to materiał, który się łatwo zapamiętuje. A jednak z tych suchych struktur, grafów i list dokumentów wyłania się kilka niezwykle cennych inspiracji.

Metodyka zarządzania projektami, o której mowa, powstała w środowisku brytyjskich projektów rządowych. Dziś jest jednym z wiodących na świecie podejść do prowadzenia złożonych przedsięwzięć: budowy dróg, wytwarzania oprogramowania, konstruowania nowych urządzeń itp.

Praca nad tym materiałem ze studentami polskich uczelni to wyzwanie. Jak brytyjski humor nie zawsze jest kompatybilny ze słowiańską duszą, tak różna bywa organizacja pracy w obu tych kulturach.

A jednak po kilku dniach zajęć polscy studenci zabierają ze sobą nie tylko certyfikat, ale i kilka inspirujących praktyk. Oto pięć z nich, które moim zdaniem najbardziej zapadają w pamięć i dają do myślenia absolwentom szkoleń.

 

5
Daj ludziom tolerancję

Każdy chciałby mieć wolność w działaniu. W pracy, domu czy szkole chcielibyśmy robić rzeczy wedle własnych pomysłów i samemu podejmować decyzje w chwilach wyboru. Marzenie ściętej głowy.

Jak wielu z nas chciałoby wolności, tak równie wielu nie potrafi jej dawać innym. Żyjemy w kulturze przekonania, że „ja zrobię to lepiej”. I może tak w istocie jest, ale mówić współpracownikom, dzieciom czy studentom: „oddaj te klocki, ja to zbuduję lepiej, ty nie umiesz”, nigdy nie pozwolimy im nauczyć się, jak daną rzecz zrobić.

„Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji” to dawanie innym wolności w granicach, które są dla mnie ważne. Sam zrób zakupy, ale nie wydaj więcej niż 100 zł i pamiętaj o pieczywie, resztę zostawiam tobie. Tolerancje to takie „widełki”, daj je, a nie będziesz co chwilę odbierać telefonu z pytaniami.

 

4
Nie wszystkie role można łączyć

Każdy z nas ma jakieś życiowe role: pracownik, małżonek, dziecko, a może członek jakieś organizacji. Łączymy w sobie wiele ról, ale niektórych nie da się połączyć, a także zdublowanie innych może skończyć się kłopotami.

Nie można być wykonawcą prac i równocześnie ich kontrolerem. Dwie osoby rozdzielające tę samą pracę więcej komplikują, niż ułatwiają. Przystępując do jakiegokolwiek działania, warto podzielić się rolami. Dziś ty koordynujesz pracę, a innym razem ja to zrobię. Nie ze względu na wiek czy rangę, ale ze względu na potrzebę danej sytuacji.

 

3
Każdy proces czemuś służy

Chcielibyśmy wszystko załatwić jak najszybciej i wydaje się nam, że najlepiej będzie zrobić kilka rzeczy na raz. Ale czy częścią procesu mycia podłóg jest prasowanie, albo czy częścią procesu sprzątania pokoju jest zabawa odnalezioną pod łóżkiem zabawką? Nie!

Każdy proces ma swoje przeznaczenie i swojego wykonawcę. Skupienie się na zrobieniu tego, co dany proces przewiduje pozwala skutecznie realizować to, co zaplanowaliśmy i uniknąć frustracji wydłużającej się listy spraw do ogarnięcia!

 

2
Nie rób więcej niż potrzeba

Nadgorliwość nie zawsze ma sens. Podziel pracę na etapy i nie zaczynaj kolejnego, jeśli cała praca z bieżącego nie została skończona. Co z tego, że umiesz i masz czas. Czytając książkę, zaczynasz nowy rozdział po skończeniu poprzedniego? Jeśli tak, to nie tyle czytasz, co wertujesz…

Jeśli wykonujesz pracę etap po etapie, a książkę czytasz rozdział po rozdziale, to po zamknięciu kolejnego możesz zadać sobie ważne pytanie. Czy warto robić to dalej? Czy to ma jeszcze sens? Te pytania stawiane co jakiś czas są zresztą umocowane w innym – większym pytaniu.

 

1
Jakie masz uzasadnienie biznesowe?

Po co robisz to, co robisz? Jakie jest twoje „uzasadnienie biznesowe”? Pracujesz tu, bo chcesz zdobyć nowe umiejętności, czy dlatego, że robicie ważne dla świata rzeczy, albo może chodzi wyłącznie o pieniądze, bo rodzaj pracy nie ma znaczenia?

Zadawanie sobie pytania: „po co”, w jakim celu angażuję się w dane przedsięwzięcie, ma niezwykłą moc. Jeśli wiem, dlaczego coś robię, to mam motywację, żeby robić to dalej. A kiedy już dojdę do punktu docelowego, nie będę miał wątpliwości, czy jestem tam, gdzie miałem być.

Warto zadawać sobie pytanie dokąd idę na początku drogi. Warto do tego pytania wracać, kiedy start daleko za mną, a meta nawet nie wiadomo gdzie. Długo działając na rzecz jakiejś organizacji można zapomnieć, po co właściwe się tam jest…